Hoy
Lo que tienes hoy y lo que no puede esperar.
Todo listo: no tienes que preparar nada
Esta oficina ya viene hecha. No necesitas crear una carpeta en Drive, ni conectar Google, ni darte de alta en ningún sitio, ni instalar ninguna aplicación. Solo abre este archivo y empieza por donde quieras:
Guardar una copia en «Configuración», dentro de Guardar y descargar, es opcional: solo hace falta cuando quieras conservar tus datos en un archivo nuevo o pasarlos a otro teléfono, tablet u ordenador.
Citas de hoy
Mensajes sin contestar
Trabajos hechos, pendientes de cobrar
Próximas citas
Clientes
Cada ficha reúne el teléfono, el correo, el Instagram y el estado del trabajo. Desde ahí abres su WhatsApp, su Instagram o su correo con un toque.
Añadir un cliente
Agenda
Citas, visitas y encargos con fecha y hora, ordenados por día. Y con el botón de cada cita puedes crearla también en tu Google Calendar y avisar al cliente por correo, gratis con tu cuenta de Google.
Añadir una cita
Tus citas
Mensajes y bloc de notas
Desde aquí abres WhatsApp, el chat de Instagram y Telegram en un toque para ver lo que hay de nuevo. Y en el bloc de notas apuntas todo tal cual —escribiendo o dictando por voz—: la nota se guarda por día y las citas que menciones se te proponen para crearlas en la Agenda.
Ver lo que hay de nuevo
Abre directamente tus conversaciones para ver los mensajes nuevos, sin tener que buscar cada app:
Se abren en la app o en la web de cada red, con tu cuenta de siempre. Estos enlaces solo abren cada bandeja para que veas lo nuevo: no copian ni sincronizan los mensajes solos aquí. Lo que veas allí no se apunta solo aquí: apúntalo en el bloc de notas de abajo, tal cual te llegó, y no se te escapará.
Mensajes ya escritos, listos para copiar
No tienes que redactar nada desde cero. Copia el que necesites, cambia solo el día, la hora o los minutos entre corchetes, y pégalo en WhatsApp, Instagram, Telegram o el correo.
Hola, te confirmo la cita el [día] a las [hora]. Si necesitas cambiarla, dímelo por aquí. ¡Gracias!
Hola, para prepararte el presupuesto necesito tres cosas: qué hay que hacer, tu zona y, si puedes, una foto. En cuanto lo tenga, te digo precio y día.
Hola, voy con un poco de retraso y llegaré unos [XX] minutos más tarde. Perdona las molestias y gracias por esperar.
Hola, te recuerdo que queda pendiente el pago del trabajo ya terminado. Si necesitas que te reenvíe los datos para pagarlo, dímelo y te los paso.
Bloc de notas — apunta todo tal cual, por escrito o por voz
Escribe la nota del día completa, aunque hable de otros días. Al guardarla, la oficina te propone las citas que detecte en el texto para que las confirmes antes de crearlas en la Agenda. Ejemplo: «Ir el día 5 de noviembre a presupuestar baño y cocina» y «el día 13 de noviembre, como tarde, enviar presupuesto por mail» se convertirían en 2 citas.
Tus notas
Chat IA
Cuéntale a la IA lo que te ha llegado —escribiendo o dictando por voz— y, con tu clave de Gemini puesta en Configuración, te extrae el cliente, la dirección, el teléfono, el correo y las fechas, y te propone las citas, la fila del cliente en Google Sheets y un borrador de respuesta. Nada se crea en la Agenda, en Google Calendar o en Sheets, y nada se envía al cliente, hasta que tú lo confirmes.
Cuéntaselo a la IA
Falta tu clave de Gemini. Se pone una sola vez en Configuración y desde ahí sirve para el Chat IA, Facturas y Tickets.
«Detectar sin IA» no usa Gemini: busca solo las fechas, el correo y el teléfono escritos tal cual en tu texto, sin entender nombres ni direcciones sueltas. El análisis con Gemini sí entiende el texto completo, pero puede equivocarse: por eso todo lo que propone se revisa y se confirma abajo, y nada se guarda solo desde el análisis.
Esto propone la IA — revísalo, corrígelo y confirma
Edita lo que haga falta. Solo se creará lo que dejes marcado al pulsar «Confirmar y crear lo marcado».
Citas propuestas para la Agenda y Google Calendar
Borrador de respuesta al cliente — aprobación obligatoria
Regla fija: ningún correo ni mensaje redactado por la IA se envía solo, nunca. Primero lo lees aquí, lo editas como quieras y lo apruebas expresamente; solo entonces se activan los botones para copiarlo o abrirlo en tu correo o WhatsApp, y el envío final lo haces tú allí, con tu dedo, como siempre.
Sin tu aprobación marcada, estos botones están desactivados y el borrador no va a ninguna parte.
Al confirmar se crean aquí las citas marcadas en la Agenda y el cliente en Clientes. Desde la Agenda, cada cita se sincroniza con Google Calendar con su botón, con el cliente, la dirección y su enlace de Maps, el teléfono y el correo en la descripción. La fila del cliente se intenta crear en la hoja «Clientes» de Sheets si Google ya está conectado en esta sesión; si no, queda pendiente y no se pierde.
Facturas
Sube la foto o el PDF de cada factura y, con tu clave de Gemini puesta en Configuración, pulsa «Leer con Gemini» para que rellene proveedor, fecha, importe, número y concepto. Tú los revisas y los corriges si hace falta antes de registrar: nada se guarda solo desde la lectura. Con tu cuenta de Google conectada, también se crea sola su fila en Google Sheets y el archivo se guarda en tu carpeta de Drive, gratis con las API de Google.
Subir y registrar una factura
Tus facturas
Tickets
Control de gastos sin papeles sueltos: sube la foto del ticket y, con tu clave de Gemini puesta en Configuración, pulsa «Leer con Gemini» para que rellene comercio, fecha, importe y categoría. Tú los revisas y los corriges si hace falta antes de registrar: nada se guarda solo desde la lectura. Con tu cuenta de Google conectada, también se crea sola su fila en la hoja «Tickets» de Google Sheets y la foto se guarda en tu carpeta de Drive, gratis con las API de Google.
Subir y registrar un ticket
Tus tickets y gastos
Configuración
Todas las claves y conexiones viven solo aquí, cada una bien identificada, y desde aquí sirven para toda la oficina. No hay que poner ninguna clave ni conectar nada en ninguna otra sección. Aquí dentro está también Guardar y descargar: bajar la oficina en un solo HTML y exportar o importar tu copia en JSON.
Qué hay en esta pestaña
- Conexión de Google (una sola): con tu cuenta de Google se hace todo lo de Google — la carpeta de Drive al Instalar, Google Calendar y Gmail para las citas, y Google Sheets para facturas, tickets y clientes. Se conecta con el único botón «Conectar Google» de aquí abajo, que pide juntos los permisos de Drive, Calendar, Gmail y Sheets, y sirve para todo; no hay una conexión distinta por sección.
- API de Gemini (una sola clave): tu clave propia y gratuita de Google AI Studio. Con esa única clave funcionan la lectura de facturas, la lectura de tickets y el Chat IA. Se pone solo aquí abajo.
- Guardar y descargar: al final de esta pestaña bajas la oficina en un solo HTML con tus datos dentro, y exportas o importas tu copia de seguridad en JSON. Ya no hay una pestaña aparte para esto.
WhatsApp, Instagram y Telegram no tienen API aquí: en Mensajes tienes sus enlaces para abrir cada bandeja y ver lo nuevo, sin claves ni conexión automática.
Conexión de Google — una sola para Drive, Calendar, Gmail y Sheets
Pulsa «Conectar Google» y entra con tu propia cuenta de Google una sola vez: en esa misma pantalla se te piden juntos los permisos de Drive, Calendar, Gmail y Sheets, y esa única conexión sirve para todo — instalar tu carpeta en Drive, crear las citas en Google Calendar y enviar su correo desde Gmail, y pasar facturas, tickets y clientes a Google Sheets. No hay un botón de conexión distinto por sección. Al conectar, la oficina hace el resto por ti, sin que tengas que crear la carpeta, ni los archivos, ni configurar nada:
- 1Entras con tu cuenta de Google. El permiso cubre solo los archivos que crea esta oficina en tu Drive, crear eventos en tu calendario, enviar los correos de tus citas desde tu Gmail y crear las filas de tus facturas y tickets en Google Sheets.
- 2Se crea en tu Drive la carpeta «Tu oficina online by @El_AtajoIA». Si ya existe, se usa esa misma, sin duplicarla.
- 3Dentro se guarda el archivo con tus clientes, tu agenda, tus mensajes, tus facturas y tus tickets, tal como están ahora.
- 4Se deja además una primera copia de seguridad con la fecha de hoy.
Con esa misma conexión, cuando sincronizas una cita desde la Agenda pasan dos cosas solas: se crea el evento en tu Google Calendar, con el cliente como invitado si tiene correo en su ficha (cuando lo acepta, la cita le aparece también en su calendario), y se le envía un correo desde tu Gmail confirmándole el día y la hora. Y las facturas y los tickets se pasan a una hoja de cálculo de tu Drive llamada «Registro Facturas y Tickets», con las hojas «Facturas», «Tickets» y «Clientes»: crear la fila en Sheets y guardar el archivo subido en tu carpeta de Drive no cuesta nada con las API de Google. Si registras facturas o tickets antes de conectar, no se pierden: quedan registrados aquí y marcados como pendientes de pasar a Sheets, y se pasan con el botón «Pasar a Sheets todo lo pendiente» en cuanto conectes.
WhatsApp e Instagram no se sincronizan así: su conexión automática es de pago y llegará en una fase posterior; mientras tanto, en «Mensajes» tienes los enlaces para abrirlos y ver lo que hay de nuevo.
La carpeta es tuya: queda en tu Drive, con tu cuenta, y puedes borrarla o quitar el permiso cuando quieras desde tu cuenta de Google, en Seguridad, acceso de terceros. Conectar Google es opcional: sin hacerlo, la oficina sigue funcionando igual en este dispositivo.
API de Gemini — tu clave propia (el único sitio donde se pone)
Gemini puede leer la foto o el PDF de una factura o un ticket y rellenar sus datos en el formulario, para que solo tengas que revisarlos y registrar. Cada autónomo usa su propia clave gratuita, la suya, no una compartida de El Atajo IA: así la cuota gratuita de Gemini es solo para ti y no se agota entre todos.
Te lo digo sin rodeos: una clave de Gemini no se puede crear sola, sin que hagas absolutamente nada. Google exige que la clave de cada cuenta la cree su dueño, con su propia cuenta de Google; nadie —ni esta oficina ni El Atajo IA— puede crearla a tu nombre sin ti. Lo que sí hace la oficina es dejar ese paso reducido al mínimo, a un único copiar y pegar, sin proyectos, sin configuraciones y sin nada más que tocar:
- 1. Pulsa «Crear mi clave gratis en Google AI Studio», aquí abajo: se abre la página de claves de Google AI Studio, ya con tu cuenta de Google.
- 2. Allí pulsa una sola vez «Crear clave de API» y cópiala. Es gratis y no hace falta tarjeta para la capa gratuita. Este es el único paso que Google te exige hacer a ti: es irreductible con una clave propia.
- 3. Vuelve aquí y pégala una vez, en el campo de abajo: es el único sitio donde se pone. Al pegarla, la oficina la guarda sola en esta sesión y quedan listas todas las funciones con IA: «Leer con Gemini» en Facturas y Tickets y el Chat IA. No hay nada más que activar, instalar ni configurar.
Y después de ponerla aquí, en Facturas o Tickets solo haces esto: eliges el archivo y pulsas «Leer con Gemini». Y en el Chat IA, el análisis con Gemini usa esta misma clave, sin volver a pedirla. Revisa siempre lo que haya rellenado y corrígelo si hace falta antes de registrar: la lectura puede fallar y nunca guarda nada sola. Si todavía no has conectado tu clave y pulsas «Leer con Gemini», la oficina te avisará ahí mismo de que la lectura todavía no está activada y de qué falta, en vez de quedarse callada. Y si prefieres no conectar Gemini, no pasa nada: rellena fecha e importe a mano, como siempre, y la factura o el ticket se registra igual.
Tu clave se guarda solo en la memoria de esta sesión: no se guarda de forma permanente en el dispositivo, no entra en la copia JSON, ni en el HTML que descargas, ni en los datos que se guardan en Drive, y se borra al cerrar o recargar la página, así que tendrás que pegarla de nuevo la próxima vez. No la compartas con nadie: quien la tenga puede gastar tu cuota de Gemini. Y ten en cuenta la letra pequeña de la capa gratuita: Google puede usar el contenido que envías a Gemini para mejorar sus productos, así que no leas con Gemini documentos que no quieras enviar a Google.
Guardar y descargar — Descargar la oficina en un solo HTML
El archivo que descargas lleva dentro la oficina completa y tus clientes, tu agenda y tus mensajes tal como están ahora. Solo tienes que hacer esto:
- Pulsa el botón de descargar.
- Guarda el archivo donde quieras: en el propio dispositivo, en un correo o donde suelas guardar tus archivos. No hace falta ninguna carpeta especial.
- Ábrelo con el navegador en cualquier teléfono, tablet u ordenador. Allí seguirá todo, sin instalar ni configurar nada.
Guardar y descargar — Copia de seguridad en JSON (opcional)
Solo si quieres otra copia de tus datos o pasarlos sueltos a otro dispositivo: exporta la copia, y en el otro sitio abre esta oficina e impórtala desde aquí, en Configuración. Para usar la oficina a diario no necesitas hacer esto.
Empezar de cero
Borra todos los clientes, citas, mensajes, notas, facturas y tickets de esta copia de la oficina. Antes de hacerlo, exporta una copia si quieres conservarlos.